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Dificultades con la gestión del tiempo

  |   Objetivos, Planificación, Productividad   |   No hay comentarios

 

Llevo un tiempo muy metida en el tema de la productividad y la gestión del tiempo personal, ya que cada vez tengo más profesionales que en los procesos de coaching me plantean esta dificultad.

 

Ninguno de nosotros somos ajenos. Querríamos que los días se alargaran para poder hacer todas aquellas cosas que tenemos que hacer. Así que acabamos con la sensación que nos planificamos mal, acabando cada día demasiado tarde la jornada laboral y con la sensación de no haber hecho lo que nos habíamos propuesto. Y cuando esta situación se mantiene en el tiempo acaba generando estrés.

 

Pero no nos engañemos, al final el tiempo es el mismo para todos: son 24 horas 7 días a la semana, ni más ni menos, y aunque esto lo sabemos a menudo lo olvidamos. Por tanto, decidir qué hacemos con él es muy importante ya que en definitiva nuestro tiempo es nuestra vida. A qué dedicamos nuestro tiempo es sinónimo de a qué dedicamos nuestra vida.

 

En sobradas ocasiones sin darnos cuenta dedicamos tiempo a actividades que no nos aportan nada como conectarse a internet, revisar el mail continuamente, perdernos en las redes sociales, iniciar conversaciones con compañeros que no nos llevan a ninguna parte,… Y esto se debe a que no empezamos el día con un fin en mente, con unos objetivos claros o una planificación clara del trabajo. Caer en estas tentaciones resulta muy fácil y placentero, pero si para ese día tenemos cosas muy importantes a realizar, podemos acabar alargando la jornada por no haber tenido tiempo de hacerlo.

 

Para una buena gestión del tiempo primero debemos empezar teniendo claras estas tres P’s:

 

  1. Pensar: Parar y pensar a qué dedicamos el tiempo. Si no somos conscientes de a qué dedicamos nuestro tiempo nos resultará más difícil tomar acciones. Un ejercicio interesante que a menudo les pido a mis clientes es que realicen una auditoría de su tiempo. A lo largo de una semana deben registrar en franjas de media hora todas las actividades que realizan durante el día tanto en el trabajo como en su vida personal. El resultado muchas veces es sorprendente ya que se visualizan las pérdidas de tiempo claramente.

 

  1. Priorizar: Significa dedicar tiempo a aquellas cosas que nos benefician, a aquellas cosas que son importantes para nosotros. ¿Pero cómo sabemos que es lo importante para nosotros? Cuando hablo de lo importante, es lo que aporta valor en mi puesto de trabajo o en mi vida personal, aquello relevante para mis objetivos, para mis prioridades. Para ello debemos tener claros cuáles son nuestros objetivos y metas, tenerlos bien definidos ya que nos va a marcar el rumbo y nos va a permitir dedicar más tiempo a aquello que realmente importa.

 

  1. Proteger: Debemos “proteger” nuestro tiempo y mantener a raya los ladrones de tiempo externos como las interrupciones, el teléfono, las reuniones interminables, el que todo es urgente, pero también los internos (los propios) como son no planificar, no delegar, no ser capaces de centrarnos, no priorizar o no saber decir no.

 

Decir no es una habilidad que a muchas personas les resulta difícil porque entre otras cosas significa “conflictos”. Decir no a participar en un proyecto porque sabes que no le vas a poder dedicar tiempo, decir que no a una reunión, decir que no a una cena un miércoles, decir no a tus amigos a una salida el fin de semana, etc.… requiere de una cierta habilidad para decirlo de forma adecuada sin que la relación se dañe. Si decimos sí cuando queremos decir nos podemos acabar sintiendo mal por no haber atendido a nuestras propias necesidades. Podemos acabar trabajando sin descanso o dedicando nuestro tiempo libre a satisfacer a los otros.

 

Los juicios que están detrás del no saber decir no son de distintos tipos:

  • “Si le digo que no la próxima vez no contará conmigo”
  • “Si le digo que no igual se enfada conmigo y eso no me gustaría”
  • “Si digo que no a este proyecto quizás no me van a valorar”
  • “Si digo que no pensarán que no estoy comprometido”

Las personas que les cuesta decir no buscan que los otros las valoren, que las reconozcan, que las aprecien, que las vean como personas amables, dispuestas a ayudar en lo que haga falta, etc.

 

Pero si dices sí cuando querías decir no, te traicionas a ti mismo, a tus intereses y objetivos, y acabarás dedicando tiempo a algo que no te aporta. Además si vas muy saturado de trabajo acabarás no cumpliendo los plazos a los que te comprometiste, lo que acabará afectando a la confianza de la otras personas contigo.

 

Dedicar tiempo a definir objetivos y metas y planificarnos en consecuencia nos ayudará a mantener el rumbo y tener claras nuestras prioridades.

 

¡Feliz semana!

 

 

 

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